Augimas. Tai žodis, kurį girdi kiekvienas verslininkas ir apie kurį svajoja kiekvienas startuolis. Iš pradžių džiaugiamės kiekvienu nauju klientu, kiekvienu nauju komandos nariu. Du, trys, penki darbuotojai – viskas puiku. Bet štai ateina diena, kai supranti, kad susirinkimų kambarys tapo ir sandėliuku, ir virtuvėle, o naujam kolegai kėdę tenka statyti koridoriuje. Alkūnės remiasi į bendradarbio šoną, o triukšmas, atrodo, niekada nesibaigia. Pažįstama situacija? Tai – augimo skausmai. Ir nors tai yra gera problema, ji reikalauja sprendimo. Tas sprendimas – naujas, didesnis, geresnis biuras.
Persikraustymas į naują biurą – tai ne tik dėžių tampymas iš taško A į tašką B. Tai – strateginis žingsnis, galintis įkvėpti komandą naujiems darbams, pagerinti įmonės įvaizdį ir, žinoma, sukurti produktyvesnę darbo aplinką. Tačiau kartu tai ir didžiulis iššūkis, keliantis begalę klausimų ir streso. Kaip rasti tinkamas patalpas? Kada geriausia pradėti paieškas? Kaip suvaldyti visą procesą, kad verslas nenukentėtų ir darbuotojai neprarastų motyvacijos? Šiame straipsnyje mes panagrinėsime visą biuro keitimo procesą nuo A iki Ž – nuo pirmosios minties, kad „mums čia per ankšta“, iki sėkmingo įsikūrimo naujose erdvėse. Juk gerai suplanuotas persikraustymas gali tapti ne galvos skausmu, o nauju, jaudinančiu įmonės istorijos etapu.
Laikas pokyčiams: kada suprasti, kad biurą keisti – būtina?
Supratimas, kad dabartinis biuras nebeatitinka poreikių, dažniausiai ateina ne per vieną dieną. Tai lėtas, kartais net erzinantis procesas, lydimas įvairių ženklų. Galbūt vis dažniau tenka rengti susirinkimus kavinėse, nes nuosavas pasitarimų kambarys nuolat užimtas? O gal darbuotojai pradeda skųstis, kad negali susikaupti dėl nuolatinio šurmulio? Tai pirmieji pavojaus varpeliai. Kritinis taškas pasiekiamas, kai fiziškai nebetelpate – kai naujų darbo vietų įrengimas reikalauja kūrybiškų, bet ne visada patogių sprendimų, pavyzdžiui, darbo vietos įkurdinimo poilsio zonoje. Taip pat verta atkreipti dėmesį į įmonės įvaizdį. Jei pradedate dirbti su stambesniais klientais ar partneriais, senas, apleistas biuras gali siųsti klaidingą žinutę apie jūsų verslo sėkmę ir patikimumą. Galiausiai, atsižvelkite į komandos nuotaiką. Jei matote, kad darbuotojai atrodo pavargę, suirzę, o produktyvumas krenta, galbūt kalta ne tik didelė darbo našta, bet ir slegianti, pergrūsta aplinka. Kai šie faktoriai susideda į vieną visumą, delsti nebegalima – laikas pradėti ieškoti naujų namų savo verslui.
Kaip išsirinkti tinkamiausią biurą Vilniuje?
Pradėjus naujo biuro paieškas, galva gali apsisukti nuo pasiūlymų gausos. Ypač, kai kalbame apie sostinę. Raktiniai žodžiai „biurai Vilniuje“ paieškos sistemose atveria begalę variantų – nuo prabangių A klasės patalpų moderniuose verslo centruose Konstitucijos prospekte ar Saltoniškių gatvėje iki jaukių, bet mažesnių erdvių Naujamiestyje ar net Senamiestyje. Tad nuo ko pradėti? Pirmiausia, įsivertinkite ne tik dabartinius, bet ir ateities poreikius. Jei per pastaruosius metus jūsų komanda išaugo dvigubai, tikėtina, kad plėtra nesustos. Rinkitės patalpas su „augimo“ perspektyva – galbūt su galimybe išsinuomoti papildomą plotą tame pačiame pastate. Antra, pagalvokite apie vietą. Ar jums svarbus prestižas ir buvimas verslo epicentre? O gal prioritetas – patogus susisiekimas darbuotojams, gyvenantiems skirtinguose miesto rajonuose, ir nemokamas parkavimas? Vis daugiau įmonių atranda tokius rajonus kaip Šiaurės miestelis ar net atokesnius, bet gerą infrastruktūrą turinčius mikrorajonus. Trečia, biudžetas. Biuro nuoma Vilniuje gali stipriai varijuoti. A klasės biuro nuomos kaina gali siekti 16-20 eurų už kv. metrą ir daugiau, B klasės – apie 12-16 eurų. Įvertinkite ne tik nuomos kainą, bet ir papildomus mokesčius – komunalinius, pastato administravimo, parkavimo. Kartais pigesnė nuoma gali virsti didesnėmis bendromis išlaidomis.
Ar lokacija vis dar karalius?
Senas nekilnojamojo turto posakis „lokacija, lokacija, lokacija“ vis dar galioja, tačiau jo reikšmė šiuolaikiniame verslo pasaulyje šiek tiek kito. Taip, buvimas miesto širdyje, Konstitucijos prospekte, neabejotinai kelia įmonės prestižą. Tai patogu susitikimams su klientais, partneriais, lengva pasiekti iš bet kurios miesto dalies. Tačiau hibridinio darbo modelio iškilimas ir besikeičiantys darbuotojų poreikiai verčia permąstyti šią taisyklę. Ar verta mokėti premium kainą už centrinę lokaciją, jei didelė dalis komandos kelias dienas per savaitę dirba iš namų? Galbūt svarbiau tampa ne tai, kaip greitai klientas gali atvykti į jūsų biurą, o tai, kaip patogiai į jį gali atvykti jūsų darbuotojai. Ar šalia yra viešojo transporto stotelės? Ar pakanka parkavimo vietų? O gal netoliese yra parkas, kuriame galima pasivaikščioti per pietų pertrauką, ar sporto klubas? Šiandien įmonės vis dažniau renkasi biurus, kurie yra arčiau darbuotojų namų, pavyzdžiui, besivystančiuose gyvenamuosiuose rajonuose. Tai ne tik sumažina nuomos kaštus, bet ir didina darbuotojų lojalumą, nes įmonė parodo, kad jai rūpi jų gerovė ir laikas, sutaupytas stovint kamščiuose.
Ką privalau žinoti apie biuro nuomos sutartį?
Išsirinkus svajonių biurą, laukia vienas atsakingiausių etapų – nuomos sutarties pasirašymas. Tai nėra formalumas, kurį galima greitai „prabėgti akimis“. Nuo sutarties sąlygų priklausys jūsų finansiniai įsipareigojimai ir lankstumas ateinančius kelerius metus. Pirmiausia, atkreipkite dėmesį į nuomos terminą. Dažniausiai siūlomos 3-5 metų sutartys. Nors ilgesnis terminas gali garantuoti geresnę kainą, įvertinkite, ar esate tikri dėl savo verslo plėtros penkeriems metams į priekį. Galbūt verta derėtis dėl trumpesnio termino su galimybe jį pratęsti? Antra, išsiaiškinkite viską apie papildomus mokesčius. Kas įskaičiuota į nuomos kainą, o už ką reikės mokėti papildomai? Tai gali būti bendrųjų patalpų priežiūra, apsauga, komunaliniai mokesčiai, nekilnojamojo turto mokestis. Būtinai pasiteiraukite apie indeksavimą – kaip ir kada nuomos kaina bus perskaičiuojama. Taip pat svarbu aptarti patalpų įrengimo ir persiplanavimo galimybes. Ar galėsite griauti ar statyti pertvaras? Kas apmokės įrengimo darbus? Galiausiai, sutartyje turi būti aiškiai apibrėžtos sutarties nutraukimo sąlygos. Niekas neplanuoja blogiausio, bet versle nutinka visko, todėl svarbu žinoti, kokiomis sąlygomis ir su kokiomis baudomis galėtumėte nutraukti sutartį anksčiau laiko.
Kaip suplanuoti persikraustymo procesą, kad išvengtume chaoso?
Sėkmingo persikraustymo pagrindas – detalus planas. Chaotiškas daiktų metimas į dėžes paskutinę dieną garantuoja ne tik stresą, bet ir prarastus daiktus bei sugadintą turtą. Planavimą reikėtų pradėti likus bent 2-3 mėnesiams iki numatytos kraustymosi dienos. Pirmas žingsnis – sudaryti atsakingų asmenų komandą arba paskirti vieną projektų vadovą, kuris koordinuos visą procesą. Toliau – detalus darbų sąrašas su terminais. Šis sąrašas turėtų apimti viską: nuo perkraustymo įmonės paieškos, interneto ir telefono linijų perkėlimo užsakymo, iki darbuotojų informavimo ir naujų baldų užsakymo. Vienas svarbiausių punktų – kruopšti daiktų revizija. Persikraustymas yra puiki proga atsikratyti nereikalingų daiktų: senų dokumentų, sugedusios technikos, nebenaudojamų baldų. Mažiau daiktų – mažesni perkraustymo kaštai. Susiplanuokite, kaip bus pakuojami daiktai. Galbūt verta kiekvienam darbuotojui duoti atsakomybę susipakuoti savo asmeninius daiktus, o bendroms erdvėms samdyti profesionalus? Nepamirškite IT infrastruktūros – jos perkėlimas yra vienas sudėtingiausių procesų. Reikia užtikrinti, kad naujame biure viskas veiktų nuo pirmos darbo dienos, todėl IT specialistus ar išorės partnerius į planavimą įtraukite kuo anksčiau.
Efektyvi komunikacija – raktas į sklandų persikraustymą
Viena dažniausių klaidų persikraustant – nepakankama komunikacija su darbuotojais. Pokyčiai, ypač tokie dideli, gali kelti nerimą ir pasipriešinimą. Žmonės pripranta prie savo darbo vietos, prie įprasto maršruto į darbą. Todėl labai svarbu visą komandą įtraukti į procesą nuo pat pradžių. Informuokite darbuotojus apie planuojamą persikraustymą kuo anksčiau, paaiškinkite priežastis, kodėl tai daroma, ir akcentuokite naudą, kurią gaus visi – erdvesnės darbo vietos, geresnė infrastruktūra, naujos poilsio zonos. Galbūt netgi verta surengti balsavimą renkantis naujo biuro interjero detales ar poilsio zonos konceptą? Periodiškai atnaujinkite informaciją apie persikraustymo eigą: kada bus pakuojami daiktai, koks yra tikslus grafikas, kur kreiptis iškilus klausimams. Paruoškite detalų informacinį paketą apie naująjį biurą: tikslų adresą, žemėlapį su patogiausiomis atvykimo kryptimis, viešojo transporto maršrutus, parkavimo galimybes, informaciją apie netoliese esančias maitinimo įstaigas. Aiškumas ir atvirumas padės sumažinti darbuotojų stresą, padidins jų įsitraukimą ir netgi sukels pozityvų laukimo jausmą. Juk kraustotės tam, kad visiems būtų geriau!
IT infrastruktūros perkėlimas – misija (ne)įmanoma?
Šiuolaikiniame versle biuras gali neveikti be kėdžių ar stalų, bet jis tikrai neveiks be interneto ir veikiančių kompiuterių. IT infrastruktūros perkėlimas yra techniškai sudėtingiausia ir daugiausiai rizikų kelianti persikraustymo dalis. Bet koks, net ir trumpas, sistemų neveikimas gali reikšti prarastus klientus ir didelius finansinius nuostolius. Todėl šiam etapui reikia skirti ypatingą dėmesį. Pirmiausia, atlikite išsamų esamos IT įrangos auditą. Ką turite? Kas yra kritiškai svarbu? Ką galima atnaujinti persikraustymo proga? Antras žingsnis – naujojo biuro paruošimas. Dar prieš kraustantis reikia įsitikinti, kad naujose patalpose yra įvestas pakankamo galingumo interneto ryšys, kad yra pakankamai elektros lizdų ir tinklo rozečių visoms darbo vietoms. Būtina suplanuoti serverinės kambario vietą, užtikrinti tinkamą vėdinimą ir saugumą. Patį perkėlimą geriausia planuoti savaitgaliui ar nedarbo dienomis, kad būtų kuo mažiau trikdžių verslo procesams. Pasirūpinkite, kad IT komanda ar išorės partneriai turėtų pakankamai laiko ne tik fiziškai perkelti įrangą, bet ir viską sujungti, sukonfigūruoti ir ištestuoti. Pirmadienio rytą viskas turi veikti nepriekaištingai.
Nauja pradžia: kaip įsitvirtinti ir išnaudoti naujos erdvės potencialą?
Sėkmingai persikrausčius, darbai dar nesibaigia. Pirmosios savaitės naujame biure yra kritiškai svarbios norint, kad investicija į naujas patalpas atsipirktų su kaupu. Tai puikus laikas ne tik priprasti prie naujos aplinkos, bet ir įdiegti naujus, efektyvesnius darbo principus. Pirmąją dieną surengkite nedidelę šventę – pasveikinkite komandą su įkurtuvėmis, aprodyti visas naujas erdves, paaiškinkite, kur kas yra. Tai padės sukurti teigiamą atmosferą ir greičiau adaptuotis. Skatinkite darbuotojus išnaudoti visas naujas biuro teikiamas galimybes – ar tai būtų tylos kambariai, skirti susikaupimo reikalaujančiam darbui, ar kūrybinės erdvės, skirtos „minčių lietui“. Rinkite grįžtamąjį ryšį. Kas darbuotojams patinka naujame biure? Kas kelia nepatogumų? Galbūt reikia papildomų augalų jaukumui sukurti, o gal trūksta kavos aparato virtuvėlėje? Smulkmenos kuria bendrą atmosferą. Išnaudokite naują biurą ir įmonės įvaizdžio stiprinimui – pakvieskite svarbiausius klientus ir partnerius į įkurtuvių vakarėlį, parodykite savo augimą ir sėkmę. Naujas biuras – tai ne tik sienos. Tai – gyvas organizmas, kurį reikia puoselėti, kad jis taptų tikrais namais jūsų verslui ir komandai.
Apibendrinant kelionę į naują biurą
Persikraustymas į naują biurą yra maratonas, o ne sprintas. Tai procesas, reikalaujantis kruopštaus planavimo, kantrybės ir strateginio mąstymo. Nuo pirminio poreikio identifikavimo, tinkamiausių patalpų paieškos Vilniaus biurų rinkoje, derybų dėl nuomos sąlygų iki paties persikraustymo suvaldymo ir sėkmingo įsikūrimo – kiekvienas etapas yra svarbus ir reikalauja dėmesio. Svarbiausia – nepamiršti, kad šio proceso centre yra žmonės. Atvira komunikacija su komanda, darbuotojų įtraukimas į sprendimų priėmimą ir dėmesys jų poreikiams gali paversti neišvengiamą stresą keliančią situaciją į pozityvų pokytį, kuris suvienys kolektyvą ir įkvėps naujiems pasiekimams.
Gerai parinktas ir sėkmingai įrengtas naujas biuras yra galinga investicija į verslo ateitį. Tai ne tik pagerina darbo sąlygas ir didina produktyvumą, bet ir stiprina įmonės kultūrą bei įvaizdį. Tai signalas tiek esamiems, tiek būsimiems darbuotojams, klientams ir partneriams, kad įmonė auga, yra stabili ir orientuota į ateitį. Nors kelias iki naujojo biuro raktų gali būti duobėtas, galutinis rezultatas – energinga, motyvuota komanda ir erdvė, kurioje gimsta geriausios idėjos – atperka visas pastangas. Todėl nebijokite augimo ir pokyčių – pasitikite juos pasiruošę.
Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)
1. Kada geriausia pradėti ieškoti naujo biuro?
- Rekomenduojama pradėti paieškas likus mažiausiai 6-9 mėnesiams iki planuojamo persikraustymo. Tai suteiks pakankamai laiko išanalizuoti rinką, apžiūrėti skirtingus variantus, derėtis dėl sutarties sąlygų ir suplanuoti patį persikraustymo procesą be skubos.
2. Kiek ploto reikia vienam darbuotojui?
- Nors tai priklauso nuo darbo specifikos, šiuolaikiniuose biuruose vidutiniškai skaičiuojama apie 8-10 kvadratinių metrų vienam darbuotojui. Šis plotas apima ne tik pačią darbo vietą, bet ir bendrąsias erdves – susirinkimų kambarius, virtuvę, poilsio zonas.
3. Ar verta samdyti nekilnojamojo turto brokerį?
- Taip, ypač jei neturite patirties komercinio NT rinkoje. Profesionalus brokeris ne tik padės surasti geriausius rinkoje esančius biurų Vilniuje pasiūlymus, atitinkančius jūsų kriterijus, bet ir padės derybose dėl nuomos sąlygų, sutaupydamas jūsų laiko ir potencialiai pinigų.
4. Kaip sumažinti persikraustymo kaštus?
- Planuokite iš anksto, kad išvengtumėte skubotų ir brangesnių sprendimų. Prieš kraustantis atlikite daiktų reviziją ir atsikratykite nereikalingo turto. Palyginkite kelių perkraustymo įmonių pasiūlymus ir, jei įmanoma, dalį pakavimo darbų atlikite patys.
5. Kaip užtikrinti, kad persikraustymas kuo mažiau paveiktų įmonės darbą?
- Patį fizinį daiktų pervežimą planuokite nedarbo dienomis, pavyzdžiui, savaitgalį. Svarbiausia yra iš anksto suplanuoti IT infrastruktūros perkėlimą, kad pirmadienio rytą visi darbuotojai galėtų iškart pradėti darbus be jokių techninių trikdžių.