Kai sudarote sutartį su jus dominančiu pirkėju, tampate įsipareigoję, tos sutarties laikytis tol, kol ji galios. Todėl, labai svarbu yra pasirinkti, kurie viešieji pirkimai jums bus naudingi, o kurie, ne tokie naudingi. Svarbu suprasti, kad dalyvaujant konkursuose, svarbiausia ne kiekybė, o kokybė. Turite realistiškai įsivertinti tikėtiną investicijų grąžą (laiką ir pinigus), taip priimant kuo racionalesnį sprendimą – dalyvauti ar nedalyvauti. Visus viešuosius pirkimus laimėti yra labai sunku, todėl tokia viešųjų pirkimų filtracija, gali padėti išvengti nesėkmingų konkursų. Renkantis pirkimus, kuriuose norima dalyvauti, svarbu atkreipti dėmesį į:
Sutarties rūšį. Dažniausiai praktikoje galima sutikti šias sutarčių rūšis – vieno tiekėjo sutartis ir kelių tiekėjų sutartis. Vieno tiekėjo sutartis reiškia, kad įmonė vykdys pirkimus tik iš vienų tiekėjų, net jei ir yra kitų tiekėjų, kurie tiekia panašius produktus. Kelių tiekėjų sutartis reiškia, kad įmonė vykdys pirkimus iš kelių tiekėjų. Sutarties rūšis pasirenkama įvertinus įmonės dydį ir jos pajėgumą.
Vietovę. Pagal tai, kokia veikla užsiima įmonė, yra apsibrėžiamos ribos, kur gali būti tiekiama, o kur ne. Vieni verslai, galės paslaugas ar prekes tiekti globaliai, į kitas pasaulio šalis, o kiti bus apsibrėžę savo tiekimo ribas tik lokaliose vietovėse. Paprastai, yra atsakoma į tokius klausimus:
- Kuriems regionams norima tiekti?
- Kuriems regionams nenorima tiekti?
Organizacijos rūšį. Taip pat, organizacijos turi apsibrėžti ribas, kurios nusakytų pačios organizacijos veiklą. Galbūt įmonė bendradarbiauja su skirtingo tipo verslais, norint gauti sau asmeninės naudos, arba siekia patenkinti tik specifinius organizacinius poreikius konkrečiame sektoriuje. Nustatant organizacijos rūšį, būtų galima atsakyti į tokius klausimus:
- Su kokiomis organizacijomis norima dirbti?
- Kokių organizacijų vengsime?
- Kurių organizacijų veikla gerai dera su tuo, ką mes tiekiame?
Pirkimo sutarties vertę. Svarbu išsiaiškinti sutarties vertę. Ar verta dalyvauti tokios vertės pirkime ar ne, spręsite patys. Vertė turi atitikti jūsų investuotą laiką ir kitus resursus. Mažiausia kaina, nebūtinai gali reikšti sėkmingą konkursą.
Resursus. Tai apima daugybę dalykų, kaip personalas, patalpos, įranga ir kt. Didelis resursų turėjimas ir mokėjimas juos valdyti, suteikia galimybę įsitraukti į daugiau konkursų. Kai kurie viešieji pirkimai gali iškelti net ir reikalavimą, turėti tam tikrą darbuotojų kiekį arba turėti įsivedus tam tikras sistemas. Prieš dalyvaujant konkurse, reikėtų atsakyti į šiuos, su įmonės resursais susijusius klausimus:
- Koks galėtų būti maksimalus sutarčių kiekis, turint dabartinį personalą?
- Kiek naujų darbuotojų mes būtume pasirengę priimti (ir apmokyti), jeigu to reikėtų?
- Koks galėtų būti maksimalus sutarčių kiekis, naudojantis esamomis patalpomis/įranga ir kt.?
- Į kokias kitas patalpas/įrangą mes būtume pasirengę investuoti, jeigu to reikėtų?
- Kiek laiko ir pinigų būtume pasirengę investuoti į vidaus sistemų ir procesų atnaujinimą?
Visa tai įvertinus ir išanalizavus, galima ieškoti pirkimų (nuoroda), kurie būtų vertingi įmonei. Tačiau, galima susidurti su problema, kai tuo pačiu metu, yra per daug galimybių. Jei neturite pakankamai išteklių, tinkamai priimti visus pasiūlymus, tada turite apsispręsti, kurių pirkimo konkursų atsisakyti, o kuriuos priimti. Paprastai, daug geriau sudalyvauti 1-2 geruose pirkimuose, nei 3-4 bloguose. Tokiu atveju, reikėtų apsispręsti, kurie konkursai bus naudingiausi verslui, o kurie ne tokie naudingi.